在马来西亚经营企业，当因业务调整、市场变化、资不抵债等原因需终止运营时，必须严格遵守相关规定完成注销流程。注销公司的核心前提是准备齐全各类法定文件，文件的完整性、真实性直接决定注销审核效率，任一文件缺失或不合规都可能导致申请被驳回，甚至面临高额罚款、股东连带责任。
一、公司基础文件：证明合法性与决策合规性
1、公司注册证书
原件或经公证的副本，证明公司合法存在。
2、公司章程
最新版本或经股东批准的修正案，明确公司运营规则及股东权益。
董事会决议与股东决议
董事会决议：全体董事签署，同意注销公司并任命清算人(如适用)。
股东决议：需75%以上表决权股东通过，形成书面决议并附签字页。若公司章程规定更高比例，需按章程执行。
3、董事与股东名册
最新版董事和股东的详细信息，包括姓名、身份证号/护照号、联系方式及持股比例。若股东为法人实体，需提交其注册证书及授权代表信息。
二、财务与税务文件：确保债务清偿与税务合规
1、税务清缴证明
由马来西亚税务局(IRB)出具，确认公司已结清所有税款及罚款。需提交最终财务报表及税务申报记录。
2、社会保险与公积金清缴证明
SOCSO清缴证明：向马来西亚社会保障机构申请，确认公司已结清员工社会保险费用。
EPF清缴证明：向雇员公积金局申请，确认公司已结清员工公积金缴纳义务。
若公司无员工：需提交无雇员声明书，并附银行流水证明无工资发放记录。
3、银行账户结清证明
向所有开户银行申请，证明公司已关闭所有银行账户且无未结清交易。若账户存在余额，需提供资金分配方案。
债务清偿证明
债权人签署的债务弃权信件或债务清偿协议，列明债务金额、清偿方式及日期。
若公司存在未清偿债务，需在报纸公告债权人申报，并附债权人申报记录及和解协议。
三、清算与公告文件：履行法定程序与透明度要求
1、清算报告
若公司需清算，需由清算人提交报告，内容涵盖：
资产处置详情(变卖、分配或捐赠);
债务清偿记录(员工工资、税款、供应商欠款等);
剩余资金分配方案(按股东持股比例或捐赠);
清算人声明(确认报告真实完整，符合《2016年公司法》)。
注意：清算报告需经清算人签字并公证，若涉及外资，需提交马来西亚投资发展局(MIDA)的注销批准函。
2、报纸公告证明
在本地全国性报纸刊登两次注销通知，间隔至少1天。公告内容需包含：
公司名称、注册号;
注销意向及42天异议期声明;
债权人申报方式及截止日期。
保留：登报剪报或电子版公告及付费凭证，作为SSM审核材料。
四、其他支持性文件：应对特殊场景与补充要求
1、休眠公司声明书
若公司无运营记录，需提交休眠公司声明书及无经营活动证明材料。
2、授权委托书
若委托持牌秘书公司或律师办理注销，需提供董事/股东护照公证副本、授权委托书(需公证)及联系方式确认函。
3、行业许可注销证明
若公司持有餐饮、金融等特殊行业牌照，需先向相关部门申请注销，并提交注销证明文件。
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