注册马来西亚公司的核心前提的是准备齐全合规文件，文件的完整性、规范性直接决定注册审批效率，也是避免后续合规风险的关键。很多投资者因不熟悉当地政策，常出现文件缺失、公证不合规、填写错误等问题，导致注册申请被驳回、延误运营进度。
马来西亚公司注册文件
1、公司名称相关文件
公司名称申请表：需填写拟注册的公司名称，通常需提供3个及以上按优先级排序的备选名称，以英文或马来文拟定，结尾必须标注“SDN. BHD.”(私人有限公司)字样，避开“政府”“银行”“皇家”等受限词汇及与现有企业近似的名称。
名称获批函：名称获批后，SSM会出具批准公司名称的信函，名称保留期为3个月，需在此期限内推进后续注册流程，逾期需重新提交查册申请。
2、公司地址证明文件
注册地址证明：需提供公司在马来西亚的实际运营地址证明，如租赁合同、产权证明或由当地市政部门出具的地址确认函。若使用虚拟地址，需选择SSM认证的提供商，并确保地址能接收政府信件。
3、公司章程与治理文件
公司章程：详细规定公司经营范围、股东结构、董事会组成、股份分配、分红政策等核心内容。建议由律师或会计师协助起草，确保符合《马来西亚公司法2016》要求。
公司注册申请表：内容包括公司名称、类型、注册地址、业务性质等，需确保所有信息准确无误。
董事和股东信息表：用于记录公司董事和股东的详细信息，包括董事姓名、出生日期、国籍、身份证号码，以及股东姓名、股份比例及国籍等。
4、人员资质文件
股东与董事身份证明：
自然人股东/董事：需提供护照或身份证复印件、住址证明、个人简历，以及由会计师、律师或银行出具的资信证明。
法人股东：需提供公司注册证书、营业执照、公司章程、股东名册、股权结构图，以及终权益所有人的身份证明。
董事法定声明：每位董事需签署声明，确认无犯罪记录且符合担任董事的资格，声明需经公证员认证。
公司秘书任命文件：需在注册后30天内委任一名持牌公司秘书，秘书需为马来西亚居民，且为马来西亚公司秘书协会(MACS)、特许秘书与行政人员协会(MAICSA)等机构成员，持有SSM颁发的执业牌照。需提供秘书的任命书、身份证明文件及资格证书。
5、注册资本证明文件
注册资本说明材料：马来西亚私人有限公司低注册资本为1马币，无需实缴，但建议根据业务规模设定1-10万马币以提升商业信誉，便于后续银行开户。若注册资本超过1万马币或涉及特定行业(如金融、医疗)，需提供资本数额说明文件，部分行业需提供银行转账凭证等实缴佐证。
6、行业许可文件(如适用)
特定行业许可证：若公司涉及特定领域，需申请行业营业执照或经营许可证。
7、其他必要文件
合规声明文件：确认所有提交资料真实有效，符合马来西亚公司法及相关规定，该声明需由董事或公司发起人签署，具备法律效力。
委托办理相关文件：若企业委托代理机构或个人办理注册手续，需提供经公证的英文授权委托书(POA)，明确委托事项、权限及有效期。
费用支付凭证：需保留名称查册费、注册费等官方费用的支付凭证，以备SSM核查。
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